Бумажная нагрузка и новые формы медицинской документации: что изменилось в 2026 году

Материал информационный и не является юридической консультацией. Нормы проверены по официально опубликованным текстам приказов на октябрь 2026 года. Локальные акты и настройку медицинской информационной системы согласуйте с юристом и ответственным за информатизацию.

О чём речь и что действительно изменилось

Жалоба на «бумажную нагрузку» звучит у врачей постоянно, и в 2026 году к ней добавились вопросы: какие формы теперь правильные, нужно ли печатать электронную карту, чем подписывать и что будет при проверке. Ответы лежат в нескольких приказах Минздрава России, которые вступили в силу или начали применяться в 2025-2026 годах:

• приказ от 25.03.2026 № 209н - новый Порядок организации системы документооборота в части ведения медицинской документации в форме электронных документов; вступил в силу 1 сентября 2026 года, действует до 1 сентября 2032 года, заменил приказ от 07.09.2020 № 947н;¹
• приказ от 13.05.2025 № 274н - унифицированные формы медицинской документации для амбулаторных условий (в том числе 025/у и 025-1/у); вступил в силу 1 сентября 2025 года, заменил приказ № 834н 2014 года;²
• приказ от 09.07.2026 № 671н - формы «Паспорт врачебного участка (педиатрического)» и «(терапевтического)»; вступил в силу 1 сентября 2026 года;³
• в 2026 году также опубликованы приказы с унифицированными формами для судебно-психиатрической экспертизы (от 10.03.2026 № 176н) и для донорства крови и её компонентов (от 18.05.2026 № 447н); это узкие сферы, их здесь не разбираем.⁵⁶

Важно честно сказать: в текстах этих приказов нет формулировки «снижение нагрузки» и нет обещания сократить число документов. Но несколько норм прямо убирают дублирование, и именно их полезно знать, чтобы не делать лишнюю работу.

О выборе МИС, через которую всё это ведётся, есть отдельный материал: как выбрать медицинскую информационную систему.

Электронный документ вместо бумаги: главное в приказе № 209н

На кого распространяется

Порядок распространяется на медицинских и фармацевтических работников, ТФОМС, страховые медицинские организации, операторов информационных систем, пациентов и органы, которым может предоставляться доступ к документации, а также на медицинские и фармацевтические организации - в случае принятия ими решения о ведении документации в электронной форме (п. 1).¹ То есть для частной клиники это не автоматическая обязанность перейти на электронный документооборот, а правила, которые применяются, если она такое решение приняла.

Без бумажного дубля

Ключевая норма для нагрузки - пункт 2: медицинская документация ведётся в форме электронных документов без дублирования на бумажном носителе, если нет заявления пациента (его законного представителя) в простой письменной форме о ведении документации в бумажном виде, и при выполнении требований Порядка.¹

Практический смысл: если клиника ведёт электронную документацию по правилам, распечатывать каждую запись «для архива» не требуется. Печатный экземпляр нужен, когда его попросил пациент или государственный орган (об этом ниже).

Что включает ведение электронной документации

Формирование, подписание и хранение электронных медицинских документов, их регистрация в ЕГИСЗ и предоставление доступа (п. 3).¹ ЕГИСЗ - единая государственная информационная система в сфере здравоохранения, созданная по статье 91.1 Закона об основах охраны здоровья.⁴

Что клиника фиксирует локальным актом

Если организация решила вести документацию в электронной форме полностью или частично, руководитель утверждает локальным актом (п. 4):¹

• перечень форм и видов электронных медицинских документов, включая документы с утверждёнными формами и документы в произвольной форме;
• перечень используемых информационных систем: МИС организации, региональной государственной системы и (или) иных систем;
• порядок доступа работников к электронным документам;
• порядок определения лиц, которые подписывают документы от имени организации;
• порядок предоставления документации для контроля по ОМС в ТФОМС и страховую медицинскую организацию.

Форма электронного документа

Если для документа утверждена форма первичной медицинской документации, электронный документ должен соответствовать ей по структуре, реквизитам и содержанию (п. 7).¹ При этом допускается менять внешний вид и расположение полей, добавлять элементы вроде штрихкодов и QR-кодов, если состав информации не меняется (п. 8).¹ Это снимает частый спор с подрядчиками МИС: «один в один с бумажным бланком» не требуется, требуется полнота сведений.

Подписи: кто, чем и когда

• Базовое правило. Электронный медицинский документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работника, который его сформировал (п. 9).¹
• Несколько авторов. Если документ формируют несколько работников, каждый подписывает его своей УКЭП (п. 11).¹
• Подпись организации. Если бумажный аналог документа заверяется печатью, электронный документ дополнительно подписывается УКЭП руководителя или уполномоченного им лица (п. 12).¹
• Когда достаточно любой электронной подписи. Для электронных медицинских записей, которые формируются без оформления медицинского документа, содержатся в журналах на основе электронных документов, предназначены для взаимодействия с иными системами или бумажный аналог которых не требует подписи и печати (п. 13).¹
• Записи медицинских изделий. Данные, полученные автоматически с допущенных к обращению медицинских изделий, подписывать электронной подписью работника не нужно (п. 13).¹
• Формат. Подписание с формированием контейнера CMS по требованиям ЕГИСЗ и используемых систем (п. 14).¹

Для нагрузки пункт 13 важен не меньше пункта 2: не каждую строку в системе нужно подписывать УКЭП. Распределение документов между «УКЭП» и «любая подпись» стоит прописать в локальном акте и настроить в МИС.

Электронная медкарта как набор документов

Амбулаторная карта 025/у по приказу № 274н, карта стационарного пациента по приказу № 530н, карты беременной по приказу № 1130н и документация несовершеннолетнего при ведении в информационных системах представляют собой совокупность электронных медицинских документов, подписанных УКЭП, и сведений о состоянии здоровья пациента (п. 10).¹ Отдельного «электронного переплёта» карты не требуется: карта складывается из документов и записей.

РЭМД, реестры и версии документов

Чтобы вести электронный документооборот, организация должна быть зарегистрирована в Федеральном реестре медицинских и фармацевтических организаций ЕГИСЗ, а работники, которые формируют и подписывают документы, - внесены в Федеральный регистр медицинских и фармацевтических работников (п. 15).¹

Дальше:

• документы, регистрация которых предусмотрена в Федеральном реестре электронных медицинских документов (РЭМД), регистрируются в нём в течение одного рабочего дня со дня формирования (п. 16);¹
• исправление создаёт новую версию документа, которая тоже подписывается и регистрируется в РЭМД как новая версия (п. 18); система хранит все версии и подписи на протяжении всего срока хранения (п. 22);¹
• регистрация в РЭМД подтверждает факт формирования, дату и время и отсутствие изменений (п. 19);¹
• информационная система обеспечивает резервное копирование, восстановление, протоколирование доступа и журналы изменений (п. 20);¹
• электронные документы хранятся не меньше срока хранения соответствующих бумажных документов (п. 21);¹
• по запросу из РЭМД документ должен быть передан в РЭМД (п. 24).¹

Бумажный документ, принесённый пациентом или оформленный на бумаге, переводится в электронный образ сканированием (п. 23).¹

Бумажные копии и выписки: когда их всё-таки печатать

Если законодательство или договор платных медицинских услуг предусматривает выдачу документов, копий и выписок пациенту или государственному органу на бумаге, организация по запросу за свой счёт изготавливает бумажную копию электронного документа (п. 25).¹

• Пациенту копия предоставляется в порядке и сроки, установленные приказом Минздрава России от 31.07.2020 № 789н (п. 26).¹
• Государственному органу - в течение 10 дней со дня получения запроса, если иные сроки не установлены (п. 26).¹
• Рукописные изменения в бумажной копии не допускаются; соответствие копии электронному документу удостоверяет подписью уполномоченный сотрудник (пп. 27 и 28).¹
• Образ электронного документа содержит наименование и адрес организации, персональные данные пациента, текст, дату, должность ответственного и отметку об электронной подписи (п. 29).¹
• Отметка об электронной подписи начинается с текста «ПОДПИСАНО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ» и содержит номер сертификата, владельца и срок действия на отдельных строках (пп. 30 и 31).¹

Обратите внимание на связку с договором: если в договоре платных услуг клиника обещает выдавать документы на бумаге, она обязана это делать. Формулировки договора стоит сверить с практикой. Подробнее о самих Правилах платных услуг - в статье о Правилах № 659.

Амбулаторные формы по приказу № 274н

Приказ № 274н утвердил учётные формы и порядки их ведения:²

• 025/у «Медицинская карта пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях»;
• 025-1/у «Талон пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях»;
• 070/у «Справка для получения путёвки на санаторно-курортное лечение»;
• 072/у «Санаторно-курортная карта» и 076/у «Санаторно-курортная карта для детей»;
• 079/у «Медицинская справка о состоянии здоровья ребёнка, направленного в организацию отдыха детей и их оздоровления».

Одновременно утратили силу приказ № 834н и приказы, которыми он менялся (№ 2н 2018 года, № 1186н 2020 года, № 190н 2024 года).² Сам приказ № 274н вступил в силу 1 сентября 2025 года и действует до 1 сентября 2031 года.²

Ключевая для 2026-2027 годов дата - пункт 3: медицинские организации в части ведения документации в форме электронных документов применяют утверждённые формы и порядки с 1 сентября 2027 года.² То есть бумажные бланки уже должны быть новыми, а электронные шаблоны в МИС нужно привести к новым формам к 1 сентября 2027 года.

Порядки ведения форм, утверждённые приказом № 274н, содержат детальные правила заполнения. Перед перенастройкой шаблонов МИС сверяйте каждое поле с приложениями к приказу, а не с пересказами.

Паспорт врачебного участка по приказу № 671н

Приказ № 671н утвердил две формы - паспорт педиатрического и паспорт терапевтического врачебного участка - и порядки их ведения, а также признал утратившим силу приказ Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 765 «Об организации деятельности врача-терапевта участкового».³ В форме педиатрического паспорта, например, указываются численность прикреплённого детского населения, тип местности, наличие транспорта для обслуживания на дому и адреса прикреплённого населения.³

Сроки: приказ вступил в силу 1 сентября 2026 года, а в электронной форме медицинские организации применяют эти формы с 1 марта 2027 года (пп. 3 и 4).³ Для частных клиник без прикреплённого населения эти формы, как правило, не актуальны; для организаций с участковой службой - это задача на перенастройку МИС до марта 2027 года.

Условный пример: один приём глазами Порядка № 209н

Представим частную клинику, которая приняла решение вести амбулаторную документацию в электронной форме, и врача-терапевта на первичном приёме. Пример условный и нужен, чтобы показать, где именно в течение одного приёма срабатывают нормы.

1. Пациент записан, администратор отмечает визит в МИС. Если организация отнесла такую отметку к электронным медицинским записям, которые формируются без оформления медицинского документа, для неё допустима любая электронная подпись (подп. «а» п. 13); как квалифицировать такие записи, лучше закрепить в локальном акте.¹
2. Медсестра измеряет давление автоматическим тонометром, который передаёт данные в МИС. Если изделие допущено к обращению и запись получена автоматически, подписывать её электронной подписью медицинского работника не нужно (п. 13).¹
3. Врач заполняет осмотр в электронной карте 025/у. Запись входит в состав электронных медицинских записей и подписывается его УКЭП (пп. 9 и 10).¹
4. Врач оформляет направление или медицинское заключение. Если на бумаге этот документ заверялся бы печатью, электронный документ дополнительно подписывает руководитель или уполномоченное лицо (п. 12).¹
5. Документы, регистрация которых предусмотрена в РЭМД, регистрируются там в течение одного рабочего дня со дня формирования (п. 16).¹
6. Через неделю врач обнаруживает опечатку в заключении и исправляет её. МИС создаёт новую версию, подписанную электронной подписью, и регистрирует её в РЭМД как новую версию; старая версия сохраняется (пп. 18 и 22).¹
7. Пациент просит распечатать заключение для работы. Сотрудник печатает бумажную копию с отметкой об электронной подписи и удостоверяет её своей подписью, без рукописных исправлений (пп. 27-30).¹

Ни на одном шаге не требуется параллельно вести бумажную карту, если пациент не подавал заявления о бумажном ведении (п. 2).¹ Если же такое заявление есть, клиника ведёт документацию этого пациента на бумаге, и это нужно предусмотреть в процессах.

Вопросы поставщику МИС после 1 сентября 2026 года

Многие требования Порядка выполняются только настройками информационной системы. Перед продлением договора или при выборе новой МИС задайте поставщику конкретные вопросы со ссылками на пункты:

• Позволяет ли система разметить документы по видам подписи: УКЭП работника, дополнительная подпись организации, любая электронная подпись (пп. 9, 12, 13)?¹
• Формирует ли подпись в формате CMS по требованиям ЕГИСЗ (п. 14)?¹
• Как обеспечена регистрация в РЭМД в течение одного рабочего дня и как отслеживаются ошибки отправки (п. 16)?¹
• Создаёт ли система новую версию при исправлении и хранит ли все версии с подписями весь срок хранения (пп. 18 и 22)?¹
• Есть ли резервное копирование, восстановление, журналы доступа и изменений с точным временем (п. 20)?¹
• Умеет ли система печатать бумажную копию с отметкой об электронной подписи в требуемом виде (пп. 29-31)?¹
• Когда шаблоны амбулаторных форм будут приведены к приказу № 274н для электронного вида (срок - 1 сентября 2027 года)?²

Ответы лучше получить письменно и сохранить вместе с локальным актом: при проверке они показывают, как организация выполняет требования.

Что сделать клинике: по шагам

1. Решите, ведёте ли вы документацию в электронной форме и в каком объёме. Порядок № 209н применяется к организации, принявшей такое решение (п. 1).¹
2. Утвердите или обновите локальный акт. Пять обязательных блоков перечислены в пункте 4: перечень документов, перечень систем, доступ, подписанты, порядок передачи для контроля ОМС.¹ Акт, написанный под приказ № 947н, нужно сверить с новым текстом: прежний приказ утратил силу.¹
3. Проверьте регистрацию. Организация - в Федеральном реестре медицинских и фармацевтических организаций, работники-подписанты - в Федеральном регистре (п. 15).¹
4. Обеспечьте УКЭП. Для каждого работника, который формирует документы, и для руководителя или уполномоченного лица на документы, которые на бумаге заверяются печатью (пп. 9 и 12).¹
5. Разделите документы на три группы. Требующие УКЭП работника; требующие ещё и подписи организации; записи, где допустима любая электронная подпись (п. 13).¹
6. Настройте отправку в РЭМД. Документы из перечня РЭМД - в течение одного рабочего дня (п. 16).¹ Проверьте, что МИС создаёт новую версию при исправлении, а не перезаписывает документ (пп. 18 и 22).¹
7. Подготовьте процедуру выдачи бумажных копий. Кто удостоверяет копию, как выглядит отметка о подписи, в какие сроки отвечать пациенту и госорганам (пп. 25-31).¹
8. Возьмите заявление пациента о бумажном ведении, если он этого хочет. Без такого заявления дублировать на бумаге не требуется (п. 2).¹
9. Обновите шаблоны амбулаторных форм. Бумажные - по приказу № 274н уже сейчас, электронные - не позднее 1 сентября 2027 года.²
10. Если есть участковая служба, запланируйте паспорта участков по приказу № 671н с применением в электронной форме с 1 марта 2027 года.³

Типичные ошибки

• Печатать всё «на всякий случай». Пункт 2 Порядка как раз об этом: без заявления пациента бумажный дубль не нужен.¹ Лишняя печать увеличивает нагрузку и не добавляет юридической силы.
• Подписывать УКЭП каждую служебную запись. Пункт 13 допускает любую электронную подпись для ряда записей.¹
• Исправлять документ «поверх». Исправление - это новая версия с подписью и регистрацией в РЭМД (п. 18).¹
• Работать по старому локальному акту. Ссылки на приказ № 947н устарели с 1 сентября 2026 года.¹
• Требовать от МИС копию бланка до миллиметра. Нужна полнота состава сведений, а внешний вид можно адаптировать (п. 8).¹
• Забыть про договор платных услуг. Если в нём обещаны бумажные документы, их нужно выдавать (п. 25).¹
• Путать даты. Приказ № 274н действует с 1 сентября 2025 года, но электронные формы по нему - с 1 сентября 2027 года.²
• Вносить от руки правки в распечатку. Рукописные изменения в бумажной копии электронного документа запрещены (п. 27).¹

Чек-лист

• Локальный акт об электронной документации соответствует пункту 4 приказа № 209н, ссылок на приказ № 947н нет.¹
• Организация есть в Федеральном реестре, подписанты - в Федеральном регистре ЕГИСЗ.¹
• У всех, кто формирует документы, есть действующая УКЭП; определены лица, подписывающие от имени организации.¹
• В МИС размечено, какие документы требуют УКЭП, а какие - любой подписи.¹
• Документы из перечня РЭМД уходят на регистрацию в течение одного рабочего дня.¹
• Исправления создают версии, все версии хранятся весь срок хранения.¹
• Есть шаблон бумажной копии с отметкой «ПОДПИСАНО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ» и назначен сотрудник, удостоверяющий копии.¹
• Заявления пациентов о бумажном ведении документации принимаются и учитываются.¹
• Бумажные амбулаторные формы соответствуют приказу № 274н, план перенастройки электронных форм до 1 сентября 2027 года утверждён.²
• При наличии участков - план внедрения паспортов участков по приказу № 671н.³

Итог

Изменения 2026 года не сокращают число форм как таковых, но приказ № 209н закрепил то, что реально снимает лишнюю работу: электронный документ без бумажного дубля, ясные правила подписи (УКЭП только там, где она нужна) и бумажная копия только по запросу.¹ Параллельно идёт обновление форм: амбулаторных по приказу № 274н и паспортов участков по приказу № 671н, с переходными датами для электронного вида в 2027 году.²³

Тексты проверены на октябрь 2026 года. Медицинская документация регулируется множеством приказов, которые меняются; перед перенастройкой МИС и локальных актов перепроверяйте действующие редакции на портале официального опубликования. О том, чего ждать от проверок, - в статье о проверках Росздравнадзора.